孔子学院是否能健康得到发展，还需要强有力的管理层和相关的管理程序。鲁尔都市孔子学院每年都要举办协会理事会和会员大会，以确保孔院的健康运行。在经过精心准备后鲁尔都市孔子学院协会2012年的会议于6月13日召开。出席会议的有孔院协会理事会会长、杜伊斯堡－埃森大学罗根多夫（Prof. Roggendorf）教授，理事会副会长、杜伊斯堡经济促进会会长莫伊尔（Meurer）先生和政治学家古鲁诺教授（Prof. Grunow）以及其他理事会成员。

孔子学院德方院长和主任参加了会议，中方理事会成员武汉大学副校长周创兵教授和国际交流部副部长李晓述博士因国内工作缺席，中方院长许宽华教授以理事会员身份代表武汉大学出席本次年会。

年会在鲁尔都市孔子学院会议室举行。会议共有五项议程：原则通过本次理事会和会员大会决议；通过上届理事会会议纪要；通过孔院院长2011年总结报告和2012年活动项目计划；通过孔院2011年度财政状况和2012年项目预算报告；选举和决定2012-2014年度孔子学院财务监督审核人员人选。

德方院长海贝勒（Heberer）教授代表孔院作了2011年执行情况和2012年度项目计划的报告，提出了孔子学院近期发展目标。德方院长陶伯（Taube）教授就上半年的“德国工商联证书班”培训班项目作了说明。主管森茨（Senz）博士就孔院将于今年7月至9月在市中心举办《“中国东西”实物展》和6月23日在市图书馆建立《“中国之窗”图书角》项目作了介绍。

由于孔子学院德方管理人员的工资遇到财源困境，为了改善孔院财政紧张局面，孔院作了大量工作。孔子学院从去年初就开始着手进行多方筹措。为此，海贝勒院长就孔院设立《中国青年研究院》项目向许多企业发出资助申请和向Mercator-基金会提出赞助申请的情况作了汇报；森茨博士汇报了《“中国东西”实物展》活动的赞助情况；陶伯院长向理事会汇报了孔院与汉办之间的关系沟通状况，他说，孔院院长除了参加北京孔院大会和拜访汉办直接与汉办接触以外，还就财政资助与汉办相关人员进行书信沟通，同时也积极推动杜伊斯堡－埃森大学领导与汉办领导间的书信往来。中方院长许宽华教授就2012年项目预算申请情况向理事会作了汇报和说明。

在院长工作汇报后，会长罗根多夫教授作了总结。他充分肯定了孔院在过去的一年中所做的努力和取得的成绩，他说：汉语教学人数和质量都有明显提高，举办汉语水平考试才头一年，参加各类考试人数就超过150人，很可观；文化活动开展得也很有特色，春节活动去年参加人数500人，今年达到600多人；就孔院遇到的人员工资问题尚未得到解决，他认为还需继续努力，打开更大局面，积极扩大影响。有理事会成员建议孔院影响应该东进，在鲁尔地区其他城市也要举办一些活动。

在接下来的会员大会上，孔子学院2010-2011年度财务帐目审计员、下莱茵工商联首席执行官兼杜伊斯堡大学协会主席莱奇希（Prof. Reitzig）教授向会议通报了2011年孔院财务审计的情况，认为：孔院的财政运行情况良好，没有发现财务不当或违法帐目。

最后，大会决定下次理事会和会员大会于明年6月中旬举行。